令和6年4月10日
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メールの誤送信による個人情報の漏洩について

　このたび、本学職員が本学の学生及び教員に向けてメールを送信した際に、本学学生及び卒業生の個人情報を含んだファイルを誤って添付し送信する事態が発生いたしました。
　該当する学生、卒業生、保護者及び関係者の皆様に大変なご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
　本事案を重く受け止め、全職員に対し、個人情報や機密情報の適切な取扱いについて、注意喚起を行い、再発防止に努めて参ります。

＜概要＞
　令和6年4月3日（水）10時35分に本学医学部の職員が、団体結成届（学生が課外活動を行うために団体を結成する場合に大学に届け出る様式）の提出を依頼するために、医学部の2年生以上の在学生（963名）及び医学部の教員（12名）に対し、メーリングリストを利用してメールを一斉送信しました。
　その際に本来添付すべき未記入の団体結成届の様式ファイルではなく、学生から令和4年度に提出された35名の個人情報（学生氏名、学科、学年、学籍番号、電話番号（携帯?帰省先）、住所（現住所?帰省先）、メールアドレス、部内の役職）が記載された団体結成届のファイルを誤って添付し、そのことに気づくことなくメールを送信しました。同日11時頃に同メールを受信した本学教員からの指摘により、大学はメール誤送信の事態を把握しました。

＜対応状況＞
　個人情報が漏洩した学生、卒業生及び保護者に対し、内容報告とお詫びを行い、メール送信先の学生及び教員に対して当該メール及び添付ファイルの削除をお願いしました。また、学生?保護者の相談窓口を設置しました。
　なお、学外への情報の漏洩や悪用など、二次被害について、現在のところ確認されておりません。

＜再発防止策＞
　今後このような事態を招くことがないよう、全職員に対し、個人情報や機密情報の適切な取扱いについて注意喚起し、メール送信時の確認を徹底させるとともに、職員の個人情報保護の取扱いに関する教育や研修を継続的に行います。
　また、学生に提出を求める様式については、ホームページからダウンロードできるようにする等の再発防止策を実施します。

本件に関する問い合わせ先

医学部学務課　問い合わせ?相談窓口
電話：0836-22-2097
E-mail：me237@（アドレス@以下→yamaguchi-u.ac.jp）